「個資法上路 企業首重文件紀錄管理」

個資法上路　企業首重文件紀錄管理

個資法上路已3個月，許多民眾稱之為「馬政府最有感的政策」；但是去年12月屏東縣政府爆發「環評報告書個資外洩」事件，社會才驚覺個資法雖立意良善，但企業主跟政府機關卻不知該如何調適，再次凸顯出個資防護被忽略的嚴重程度。
去年12月，在行政院環保署網站公佈的環評報告書中，屏東縣政府的高屏溪火葬場計畫，竟然違法公布出大量的民眾的個人資料，引起輿論一陣嘩然。
在環評報告書裡，屏東縣政府公佈了投書縣長信箱的民眾，以及向屏東縣政府陳情的陳情人的「姓名、身分證字號、電話、地址」，所有個人資料都被看光。這起個 資外洩事件，縣政府沒有執行必要的個資文件保護措施，對於「誰在何時動過這些個資文件」政府內部互踢皮球；而此一案例，再度反映個資防護被忽略的嚴重程 度。
面對個資法，企業與政府應同步重視「紙本文件」和「電子檔案」；未來公司違法，不只老闆，實際上經手的員工，也有可能因此受罰。因此公司員工的個資處理，不但需要強化安全控管機制，未來更要確實追蹤資料流向。
在台灣資安界，推動文件保護不遺餘力的優碩科技總經理黃祖仁表示，在任何機關裡，處理為數不少的個資在所難免，但只要確實訂立適當安全措施，落實 「PDCA四步驟」：「規劃（Plan）」、「執行（Do）」、「稽核（Check）」、「改善（Action）」；並加強記錄保存與管理，即可確保個資 安全、也可免除機關與個資管理人的法律責任。
黃祖仁指出，企業的個資文件保護方法很多，有的手續卻太過麻煩；舉例來說，把全部個資紙本文件鎖進保險箱，需要時寫簽呈申請，雖然也是一種保護措施，但顯然在實務上不可行。
因此，如何做到「妥善保存個資文件」、「紀錄個資文件流向」，成為企業重要課題。黃祖仁表示，也已有許多資安廠商提供個資文件保護服務，各機關可以斟酌情 況，選擇對自身有最大效益的方案使用。黃祖仁提醒，只要企業能落實保存個資文件的使用紀錄及軌跡，不但能掌握個資控管環節，也能做到文件流向的事後舉證， 才可有憑證作為自保。

網址：http://www.nownews.com/2013/01/28/327-2897417.htm